Para que o processo de obtenção de dupla cidadania corra bem, é imprescindível que toda a documentação esteja adequada. Uma incongruência simples, mas que pode dificultar os trâmites, diz respeito a erros em certidões de registro civil, como de nascimento, casamento ou óbito. No reconhecimento de nacionalidade portuguesa, espanhola ou italiana, podem ocorrer imprecisões nas transcrições. Uma letra ou um número fora do lugar, que gere dúvidas em dados como nome, sobrenome, idade, datas e lugares, por exemplo, podem ser uma dor de cabeça e tanto.

No Brasil, é comum que isso aconteça, principalmente em relação aos documentos mais antigos. Até meados da década de 1940, as informações eram passadas, na hora da ida ao cartório, de maneira oral, sem tantas exigências e formalidades, ocasionando equívocos de entendimento pelos funcionários, e os livros de registro eram escritos à mão, o que fazia, em muitos casos, com que a leitura fosse incompreensível, dependendo da grafia.

Outra situação é o aportuguesamento de nomes e sobrenomes – Pietro em italiano vira Pedro em português – ou a grafia é transcrita erroneamente – Souza vira Sousa. Em casos de diversos tipos, podiam aparecer, dessa maneira, toda a sorte de erros, a ponto de comprometer as informações pessoais sobre cada indivíduo. Isso acontecia de forma recorrente, especialmente, com os imigrantes recém-chegados ao Brasil, fazendo com que, ao longo dos anos, inúmeras famílias tivessem nomes e sobrenomes dos antepassados grafados de maneira diversa do original ou até mesmo modificados completamente.

O que é retificação?

Quando o requerente se depara com uma situação como essa, deve proceder com a chamada retificação de certidão, a fim de alterar a imprecisão, o que nada mais é que a correção do documento junto ao cartório. É o procedimento realizado para reparar dados imprecisos que constam nas certidões de registros civis. A retificação dos dados, por outro lado, além de identificar corretamente todos os familiares e seus descendentes, mantêm a memória, a unidade e a continuidade do sobrenome de cada família.

Existem situações específicas, como no andamento para a aquisição da cidadania italiana, em que esses equívocos são toleráveis, o que varia conforme os consulados ou municípios italianos – não há uma regra que estabeleça que erros são aceitos ou não. Considerando esses casos, é importante proceder com a retificação antes da solicitação da cidadania, da tradução juramentada e do apostilamento, e as certidões também devem estar em formato de inteiro teor para o pedido.

O pedido de retificação da certidão pode ser feito pelo interessado, por seu representante legal ou por um procurador. Por interessado, lê-se “qualquer pessoa cujo próprio registro venha a ser atingido pela averbação ou retificação requerida, ou mesmo qualquer descendente daquele cujo registro se pretende ser averbado ou retificado.”

Fazem parte de todo o decorrer da retificação a apresentação de fatos e documentos que comprovem o equívoco e/ou omissões de dados como, por exemplo, certidões de nascimento, casamento, óbito, registros de desembarque, registros de estrangeiros, carteira de trabalho, entre outros. Devem integrar o processo, na qualidade de requerentes, todas as pessoas vivas envolvidas e que estejam na linha direta de ascendência ou descendência, que terão suas certidões alteradas.

A retificação de certidão pode ser feita judicialmente ou por processo administrativo (extrajudicial), essa última a maneira mais simples e rápida. A lei nº 13.484, sancionada em setembro de 2017, que alterou o artigo 110 da Lei de Registros Públicos do Brasil, facilitou esses trâmites – com menos burocracia, a retificação de certidão civil passou a ser realizada diretamente no cartório, sem a necessidade de intervenção de um advogado ou apresentação de autorização judicial.

A partir disso o processo ficou mais dinâmico – antes, era obrigatório ter parecer do Ministério Público para as averbações e retificações decorrentes de erro material. Na prática, o oficial do cartório tem autonomia para corrigir certidões que contenham inexatidões em nomes, sobrenomes, cidades e qualquer outro elemento do registro civil. Trocando em miúdos, em situações simples e falhas claras, como erro de digitação, troca de letra ou número, sem que o conteúdo em si seja modificado, basta ir ao cartório fazer a retificação pela via administrativa.

Podem acontecer, em outras ocasiões, erros mais complexos que precisam ser melhor investigados, como quando a incorreção não está evidente ou o funcionário do cartório suspeita de fraude, falsidade ou má-fé, por exemplo – nesses casos, a retificação precisa ser encaminhada por pedido judicial. Dessa maneira, a primeira opção é solicitar a retificação de certidão pelo meio administrativo e, se o pedido for indeferido, deve-se buscar a via judicial, por intermédio de um advogado.

A imprecisão ser evidente ou não é uma determinação do cartório – é o cartório que decide se retifica o erro ou se a correção deve ser procedida por processo judicial. Se o procedimento for concluído diretamente pelo cartório, toda certidão retificada terá uma averbação em que constará as alterações feitas naquele registro em específico, bem como seu número, o nome do juiz, a vara e o local da tramitação.

“Averbar” é o ato de lançar, no registro existente, informação sobre fato que o modifique, retifique ou cancele. “Retificar” é corrigir um erro existente no registro. Portanto, retificação é uma espécie de averbação, no sentido amplo do termo.

Como fazer retificações?

Quando é o caso de corrigir as divergências nas certidões de nascimento, casamento e óbito através da via administrativa, o postulante precisa ir ao cartório que contém os dados errados com os seguintes documentos (original e cópia): RG e CPF, comprovante de residência (conta de água, luz ou telefone), nome e endereço de três testemunhas. É preciso ainda preencher o requerimento, levar a certidão do cartório na qual consta a incorreção a ser retificada e a certidão ou o documento legal que comprove o equívoco. Se os documentos forem de outro cartório ou órgão, deverão ser originais e expedidos há no máximo 90 dias.

Documentações específicas

Diferindo conforme o tipo de certidão que deve ser corrigida, devem ser apresentados outros documentos em específico. A seguir:

• Certidão de nascimento: declaração de nascido vivo do hospital, certidões do pai e/ou da mãe, ou de casamento dos avós e certidão de batismo
• Certidão de casamento: declaração do casamento religioso com efeitos civis, cópia do processo de habilitação do casamento, cópia dos documentos dos noivos e testemunhas do casamento
• Certidão de óbito: prova do número de filhos com certidão de nascimento deles, prova dos bens e declaração de óbito do hospital

Eventuais certidões estrangeiras, nas quais os cartórios se basearão para fazerem as retificações, devem estar traduzidas para o português, por um tradutor juramentado, e registradas em um Cartório de Registro de Títulos e Documentos.

Quanto custa retificação e quanto tempo demora?

O valor de uma retificação de certidão varia conforme o estado brasileiro em que é feita. Quando o erro na certidão é imputado ao cartório ou ao oficial do registro civil, não é cobrada nenhuma quantia ao postulante.

Quanto aos custos de uma ação judicial de retificação, estão contemplados:

• Honorários advocatícios, que serão calculados com base na complexidade da causa como um todo, levando-se em conta a tabela de honorários da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB)
• Emissão das certidões em inteiro teor
• Tradução juramentada quando se tratar de documento emitido no estrangeiro
• Apostilamento de documento emitido no estrangeiro
• Taxa de mandato e custas processuais iniciais
• Eventual documentação complementar: certidões negativas dos tribunais estaduais e federais, cartórios de protestos, antecedentes criminais, entre outros
• Custas do cartório para cumprimento da ordem judicial de retificação
• Custas para reemissão das certidões devidamente retificadas

Sobre o tempo que o processo leva para ser finalizado, depende da maneira como é realizado. Pela via administrativa, ou extrajudicial, a retificação geralmente fica pronta entre 15 e 30 dias depois da entrada do pedido. Para a via judicial, esse prazo pode ser em média entre dois a seis meses, se estendendo a um ano ou mais de acordo com cada processo, além de ser mais caro pelos custos com advogados.

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